Grundsätze der Datenverarbeitung bei der SAVVY Group GmbH
Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer persönlichen Daten war und ist uns ein wichtiges Anliegen.
Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten im Rahmen ausschließlich unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Vorschriften, insbesondere der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie, soweit anwendbar, dem Telemediengesetz (TMG).
1. Allgemeine Hinweise
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Bereitstellung der Angebote der Savvy notwendig ist.
Diese Daten, erheben wir direkt bei Ihnen/ Ihrem gesetzlichen Vertreter (Art. 13 DS-GVO) oder aus anderen Informationsquellen (Art. 14 DS-GVO).
Unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und erhalten nur dann Zugriff auf Ihre Daten, wenn Sie diesen zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks benötigen. Die Daten können für die jeweils genannten Zwecken auch an Dienstleister/ Dritte übermittelt werden. Die Einbindung von Dienstleistern ist z. B. im Rahmen der Verwaltung und Wartung von IT-Systemen erforderlich. Dabei werden nur Dienstleister als Auftragnehmer eingesetzt, die uns ein angemessenes Datenschutzniveau garantieren und somit den Schutz Ihrer Daten gemäß unseren Anforderungen gewährleisten. Sofern eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung vorliegt und somit eine entsprechende Notwendigkeit besteht, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten auch an öffentliche Stellen und Institutionen, wie bspw. die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, die Europäische Bankenaufsichtsbehörde oder Strafverfolgungsbehörden. Darüber hinaus kann eine Weiterleitung dieser Daten an Konzerngesellschaften erfolgen, z. B. im Rahmen der Unternehmenskommunikation oder der Konzernsteuerung.
An Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln wir Ihre Daten nur dann, wenn die EU-Kommission diesem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) den Schutz Ihrer Daten gewährleisten. Detaillierte Information hierzu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie über die oben genannten Kontaktinformationen anfordern.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald wir diese nicht mehr benötigen, d. h. sobald der Verarbeitungszweck entfällt. Dies ist bspw. der Fall, wenn ein Mietverhältnis oder eine Geschäftsbeziehung endet. Unter Umständen bedingen unionsrechtliche Verordnungen, Gesetze oder sonstige Vorschriften, denen wir unterliegen, jedoch eine Aufbewahrung von bis zu zehn (10) Jahren. Außerdem werden in sehr seltenen Fällen personenbezogene Daten über die Dauer von bis zu dreißig (30) Jahren gespeichert, sofern Ansprüche der Betroffenen oder gesetzliche Anforderungen dies erfordern. In diesem Fall werden die betroffenen Daten für die weitere Verarbeitung gesperrt, alle anderen Daten werden gelöscht.
2. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
Comood GmbH
Plinganserstraße 150
81369 München
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.savvy.de/impressum
3. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.
Die im Rahmen des Mietverhältnisses erhobenen personenbezogenen Daten werden vom Vermieter benötigt, um sicherzustellen, dass die Verpflichtungen des Vermieters aus diesem Vertrag und dessen Abwicklung gegenüber den/dem Mieter(n) erfüllt werden können und der Vermieter die Erfüllung der Verpflichtungen des(r) Mieter(s) überprüfen kann (Vertragserfüllung). Zu diesem Zweck erheben wir im Rahmen der Mietvertragsanbahnung personenbezogene Daten von Mietinteressenten unter Nutzung der Immobilienplattform EverReal. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die EverReal GmbH können Sie der Datenschutzerklärung des Unternehmens unter evereal.co entnehmen.
Um die Hausverwaltung digital abbilden zu können, arbeiten wir mit einem weiteren Dienstleister zusammen: casavi GmbH, AG München HRB 218832, Sandstraße 33, 80335 München
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.
Art der erhobenen Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Der Vermieter bzw. seine Bevollmächtigten verarbeiten Daten, um das Mietverhältnis zu begründen durchzuführen und zu beenden, insbesondere
- Name, Vorname, Geburtsdatum, Telefonnummern, Postanschrift bei Abschluss des Mietvertrages;
- Besondere mieterseitige Anforderungen an die Wohnung (z. B. Barrierefreiheit, Stellplatz);
- Daten über Zahlungen und ggf. offene Forderungen;
- soweit erforderlich, Informationen über den Zustand und die Ausstattung der Wohnung, z. B. bei Übergabe und Rückgabe oder wenn Mieter Schäden oder Mängel melden;
- Feststellung von Anzahl und Identität der im Haushalt lebenden Personen sowie des Inhalts von Untermietverträgen, um Überbelegung und unerlaubte Untervermietung zu vermeiden;
- Kontodaten;
- zum Zwecke der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/Warmwasser von der beauftragten Messdienstfirma erhoben. Diese (sowie ggf. folgende) werden an das beauftragte Abrechnungsunternehmen weitergeleitet;
- soweit erforderlich, Informationen zum Mieterverhalten bei der Nutzung der Wohnung, z.B. über Vertragsverstöße und Verhalten, das zu Schäden führen kann;
- soweit erforderlich, andere Informationen, die die Mieter dem Vermieter oder seinen Dienstleistern (z.B. Hausverwaltung, Handwerkern, Servicemitarbeitern) mitteilen oder von diesen wahrgenommen werden.
- Im Eingangsbereich und/oder vor dem Mietobjekt können Überwachungskameras installiert sein. Nähere Informationen hierzu sind dem jeweiligen Aushang vor Ort zu entnehmen.
- Es kann auch vorkommen, dass der Vermieter Informationen von Dritten über Mieter oder im Haushalt lebende Personen erhält, z. B. im Zusammenhang mit Beschwerden. In diesem Fall fordert der Vermieter je nach Sachlage und Beurteilung der Mitteilung möglicherweise eine Stellungnahme vom Mieter an und/oder erhebt weitere Informationen.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei der Mietvertragsanbahnung erhoben und verarbeitet.
In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von vermietungsrelevanten Informationen bei der zuständigen Agentur für Arbeit, Amt für Soziale Sicherung (Wohnungsförderung), oder in seltenen Fällen, nach Absprache, auch bei Ihrem Arbeit-geber. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Vermittlungswebseiten, Maklern, Bonitätsauskunftsdienstleistern) erhalten haben.
4. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses)
- Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) (Rechtliche Pflichten als Vermieter)
In Einzelfällen, z. B. bei Angaben zur Bonität, zur Aufklärung von Straftaten oder dem internen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken, werden Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) verarbeitet.
In bestimmten Fällen sind wir für die Begründung eines Mietverhältnisses zur Durchführung einer Legitimationsprüfung verpflichtet, um Geldwäsche zu verhindern.
Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten mit den sogenannten „Terrorlisten“ bzw. „Sanktionslisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstige wirtschaftliche Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, sofern Sie uns hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen oder die Verarbeitung der Ausübung aus dem Recht der sozialen Sicherheit bzw. des Sozialschutzes erwachsender Rechte und Pflichten dient.
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Die personenbezogenen Daten des Mieters werden regelmäßig bis zum Ablauf der gesetzlichen dreijährigen Regelverjährungsfrist (§ 195 BGB) gespeichert und mit Ablauf der Frist gelöscht. Sofern der Vermieter nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder der Mieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat, sind diese Fristen maßgeblich.
6. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.
Empfänger personenbezogener Daten des Mieters sind:
- Mitarbeiter des Vermieters bzw. seiner Bevollmächtigten;
- Mitarbeiter von Unternehmen, die im Auftrag des Vermieters weisungsgebunden Daten verarbeiten,
- Dritte, soweit für die Durchführung des Mietverhältnisses erforderlich, z. B. Handwerker, Dienstleister oder Sachverständige bzw. der jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstücks;
- öffentliche Stellen, z. B. Meldebehörden, bei öffentlich gefördertem Wohnraum das Amt für Wohnungswesen;
- öffentliche Dritte (z. B. Hilfen zur Wohnungssicherung), die die Miete oder Kaution für den Mieter zahlen, gezahlt haben oder zahlen könnten oder die Schuldner beraten, in Bezug auf Informationen zu Mietrückständen, Zahlungsfähigkeit oder zur Kaution, zur Vermeidung von Obdachlosigkeit;
- Auskunfteien, zum Zweck der Bonitätsauskunft;
- nach Kündigung des Mietvertrages erhalten Mietinteressenten die Telefonnummer des Mieters zwecks Absprache eines Wohnungsbesichtigungstermins; hierauf wird der Mieter in der Kündigungsbestätigung hingewiesen und kann der Weitergabe widersprechen;
- Energieversorgungsunternehmen (z. B. Zählerstände nach Auszug);
- Inkassounternehmen, Auskunfteien, Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, falls offene Forderungen trotz mehrfacher Mahnung nicht beglichen werden.
- Zum Zwecke der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird anderen Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchserfassungen gewährt.
Eine Auflistung der Unternehmen, die für uns im Auftrag tätig sind, erhalten Sie hier:
www.savvy.de/auflistung-der-unternehmen
7. Wo werden die Daten verarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung der Daten in Drittländer erfolgt nicht. Sollte es zu einer Übermittlung ihrer Daten in ein Drittland kommen, werden Sie im Einzelfall über die Verarbeitung informiert.
8. Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.
9. Unsere Datenschutzbeauftragte
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Comood GmbH
– Datenschutzbeauftragte –
Plinganserstraße 150
81369 München
E-Mail: datenschutz@comood.de
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Stand: 29.12.2021